Categorie archief: Seminar / Round Table

Risk management at great events

Posted on by


Eric Frank en Jack Kruf | 2016

On 20 May 2016, PRIMO Netherlands organised a masterclass at Utrecht’s new city hall to further explore key aspects of risk management at major events. The final report on Le Grand Départ of the Tour de France by the municipality of Utrecht and the evaluation by Utrecht University, together with the Royal Couple’s visit to the municipality of Roosendaal in 2013, served as the starting point for the discussion.

This essay, based on a masterclass, examines these two successful events. What is the key to this success? How were uncertainties managed? What risks were anticipated?

We hear from two managers who were at the forefront of the branding and responsible for its success, and from a researcher who offers a critical analysis and draws conclusions. A fine combination for a dialogue yielding surprising insights.

“The whole world has to work together, something they normally rarely, if ever, do. An event is therefore a tremendous unifying factor. It is a form of higher intelligence, of advanced mathematics, a bit of luck and, above all, good weather.” – Martijn van Hulsteijn, project leader for Le Grand Départ 2015, Utrecht.

Lees verder →

Le Grand Départ de Tour de France (fr)

Posted on by

Ville d’Utrecht : l’université et le conseil municipal évaluent le succès

Eric Frank et Jack Kruf | | janvier 2016

La ville d’Utrecht est membre de PRIMO Pays-Bas. En amont de cet événement spécial, de nombreuses discussions ont eu lieu concernant l’intégration de la gestion des risques dans l’approche. Lorsque l’organisation du projet a été mise en place en septembre 2014, Eric Frank (PRIMO Netherlands) et Jack Kruf (PRIMO Europe et WagenaarHoes), en étroite concertation avec Ilhan Tekir (conseiller financier de la ville d’Utrecht) et Martijn van Hulsteijn (directeur de projet pour le Grand Départ), ont organisé une table ronde pour l’équipe de projet de la ville d’Utrecht.

La table ronde s’est concentrée sur trois domaines principaux :

  • Les risques et incertitudes réels liés à l’événement lui-même.
  • Les risques liés à l’organisation du projet en termes de composition, de mode de fonctionnement, de communication interne et de positionnement par rapport à la structure hiérarchique habituelle de la municipalité d’Utrecht.
  • Le modèle et la méthodologie de gestion des risques à appliquer dans les domaines de l’analyse et de l’atténuation des risques, ainsi que l’assurance qualité au sein du projet.

La table ronde de juin 2014 a donné lieu à une discussion très ouverte impliquant tous les membres de l’organisation du projet au moment de sa mise en place. Elle a abouti à une analyse commune, à une attention plus rigoureuse portée à la gestion des risques et à son intégration permanente dans l’ensemble de l’organisation du projet, ainsi qu’à une répartition claire des tâches et des responsabilités, tant au niveau administratif qu’au niveau de la direction.

Le rapport d’évaluation de la municipalité présente les décisions finales prises au paragraphe 10.3 :

« Un modèle de gestion des risques et des opportunités a été mis en place à l’aide du référentiel COSO (en collaboration avec le service des finances de la municipalité et l’Organisation néerlandaise de gestion des risques publics, PRIMO). Les risques financiers et liés à la qualité ont ainsi été identifiés et font l’objet d’un suivi. Ces risques sont surveillés toutes les 6 à 8 semaines par les différentes subdivisions au sein de l’organisation du projet et gérés au moyen de mesures de contrôle appropriées. »

COSO

Cette méthode est l’une des normes internationales les plus largement utilisées en matière de gestion des risques. Il s’agit d’un cadre conçu principalement pour mettre en place et surveiller les contrôles internes. Elle est considérée comme un modèle de gestion des risques d’entreprise (ERM). Le Code Tabaksblat, le code néerlandais de gouvernance d’entreprise, cite le cadre COSO comme exemple de cadre normalisé pour l’évaluation du système interne de gestion et de contrôle des risques.

Le rapport final de la ville d’Utrecht et le rapport d’évaluation de l’université d’Utrecht (2015) décrivent l’événement comme suit :

« Dans son évaluation de l’impact social, organisationnel et économique du Tour de France à Utrecht, l’université d’Utrecht conclut que le Tour a été un grand succès à Utrecht. Le Tour a généré 25,3 millions d’euros pour la ville. Ce fut une immense fête qui s’est déroulée sans incident, marquée par un extraordinaire esprit communautaire. Elle félicite la ville d’Utrecht et l’organisation du projet pour la manière dont l’événement a été organisé : comme une fête mettant en avant de nombreuses collaborations entre le monde des affaires, les institutions de recherche et les organisations culturelles et sportives. Les conclusions de l’université d’Utrecht rejoignent parfaitement le rapport final rédigé par la ville d’Utrecht elle-même.

L’été dernier, le plus grand événement sportif annuel au monde s’est posé sur la ville d’Utrecht. Après 100 jours de préparation à l’arrivée du Tour à Utrecht à partir du 26 mars, avec pas moins de 250 activités, la période du 1er au 5 juillet 2015 a été une grande fête de, pour et par la ville.

L’arrivée du Tour à Utrecht a reçu des notes élevées : un 8,4 pour le week-end du départ du Tour et un 8,2 pour le programme d’animation. L’événement a généré un impact économique de 25,3 millions d’euros. De plus, une valeur médiatique d’au moins 35 millions d’euros a été réalisée (cette valeur médiatique mesurée se concentre principalement sur la couverture nationale dans la presse écrite et en ligne ; en réalité, elle est encore plus élevée). L’évaluation montre que tous les objectifs ont été atteints et que l’investissement de la municipalité dans l’événement a généré un excellent retour sur investissement.

Notes élevées : 8,4 et 8,2

Le Tour à Utrecht a été rendu possible grâce à un grand nombre de partenaires, d’entreprises, d’organisations et de « Tourmakers » basés à Utrecht. Il est ainsi devenu bien plus qu’un simple événement sportif, et Utrecht a réussi à donner à l’organisation une touche unique et personnelle.

Tous les objectifs atteints

L’université souligne qu’elle considère comme une réussite le fait que l’événement ait été réalisé avec un budget relativement limité. Le budget initial s’élevait à 15,4 millions d’euros. Le résultat financier fait partie du rapport final de la municipalité. Le projet s’est soldé par un déficit de 386 200 euros. Ce déficit est dû aux mesures prises en raison de la canicule, à la baisse des recettes de stationnement résultant du succès d’une campagne en faveur des transports publics et du vélo, ainsi qu’à des recettes légèrement inférieures de la part des partenaires privés.

La municipalité se félicite de ce rapport objectif et de grande qualité. La municipalité considère que l’évaluation confirme les conclusions de son propre rapport final et est fière des résultats. Selon elle, toutefois, les retombées économiques ont été présentées de manière quelque peu « prudente ». Afin de préserver efficacement l’énergie, les réseaux et les connaissances accumulés pendant le Tour, une assemblée a été mise en place. Il s’agit d’un réseau urbain destiné à renforcer davantage la collaboration établie, la capacité organisationnelle et le positionnement d’Utrecht.

L’évaluation réalisée par l’université d’Utrecht (2015) a été menée à la demande de la municipalité d’Utrecht dans le cadre d’un projet conjoint entre l’université d’Utrecht, l’université des sciences appliquées d’Utrecht, l’Institut Mulier, l’université des sciences appliquées d’Arnhem-Nimègue et l’université des sciences appliquées Hanze de Groningue. Cette évaluation est également importante pour la justification de la subvention auprès du ministère de la Santé, du Bien-être et des Sports. »

Dijk et al. (2016) concluent : « Le Grand Départ a été une grande fête de, pour et par la ville d’Utrecht. Les nombreux visiteurs ont attribué une note élevée au départ du Tour de France à Utrecht en juillet 2015. Le programme d’animation, qui a débuté 100 jours avant le départ, a été un succès. De plus, le Tour a généré un impact économique et une valeur médiatique significatifs, malgré un budget relativement limité. Voici quelques-unes des conclusions de l’étude sur l’impact social, organisationnel et économique du plus grand événement sportif annuel au monde : le Tour de France. La recherche a été menée par l’Université d’Utrecht en collaboration avec des chercheurs de l’Université des sciences appliquées d’Utrecht, de l’Université des sciences appliquées Hanze de Groningue et de l’Institut Mulier. »

Dans Frank & Kruf (2016), le chef de projet Martijn van Hulsteijn résume l’organisation de l’événement comme suit : « Le monde entier doit travailler de concert, ce qu’il fait rarement, voire jamais, en temps normal. Un événement est donc un facteur d’unité de premier ordre. C’est une forme d’intelligence collective, de mathématiques avancées, un peu de chance et, surtout, du beau temps. »Tout s’est mis en place, mais le mérite en revient à la municipalité d’Utrecht.

Bibliographie

Dijk, B., Hover, P., Slender, H., & Smits, F. (2016, januari). Le Grand Départ Utrecht 2015; van grote waarde voor Utrecht. SportKnowHowXL. Geraadpleegd op 4 juni 2025, van https://www.sportknowhowxl.nl/nieuws-en-achtergronden/column-xl/item/100546/le-grand-depart-utrecht-2015-3b-van-grote-waarde-voor-utrecht

Frank, E., & Kruf, J. (2016). Risicomanagement bij grote evenementen: Over de weg naar succes. In J.P. Kruf & E.J. Frank. Publiek Risico: Essays, Stichting Civitas Naturalis, 2020, pp. 336–359.

Gemeente Utrecht (2015). Eindrapportage Grand Départ Tour de France Utrecht 2015. Gemeente Utrecht.

Universiteit Utrecht (2015). Evaluatie Le Grand Départ Utrecht 2015. Faculteit Recht, Economie, Bestuur en Organisatie van Departement Bestuur- en Organisatiewetenschap (USBO).

Download Evaluation Le Grand Départ Utrecht 2015.

Le Grand Départ de Tour de France (en)

Posted on by

City of Utrecht: university and local council assess success

Eric Frank and Jack Kruf | | January 2016

The City of Utrecht is a member of PRIMO Netherlands. In the run-up to this special event, there have been extensive discussions about integrating risk management into the approach. When the project organisation was first set up in September 2014, Eric Frank (PRIMO Netherlands) and Jack Kruf (PRIMO Europe and WagenaarHoes), in close consultation with Ilhan Tekir (financial adviser to the City of Utrecht) and Martijn van Hulsteijn (project director for the Grand Départ), organised a round-table discussion for the City of Utrecht’s project team.

The round table discussion focused on three main areas:

  • The actual risks and uncertainties associated with the event itself.
  • The risks relating to the project organisation in terms of its composition, working style, internal communication and positioning in relation to the regular line organisation of the Municipality of Utrecht.
  • The risk model and methodology to be applied in the areas of risk analysis and mitigation, as well as quality assurance within the project.

The round table in June 2014 was a very open discussion involving all members of the project organisation as it was being established. It led to a shared analysis, a more rigorous focus on and permanent embedding of risk management throughout the project organisation, and a clear allocation of tasks and responsibilities, both at the administrative and management levels.dding van risicomanagement in het geheel van de projectorganisatie én een heldere belegging c.q. toebedeling van taken en verantwoordelijkheden, zowel ambtelijk als bestuurlijk.

Lees verder →

PPP as innovation in the public domain

Posted on by

Report of UDITE/ PRIMO Europe Round Table, 25th April 2013, Office EY, Brussels, Belgium.

Ed Mallens and Karl Vanderplaetse | July 2013

PRIMO Europe thanks EY for their hospitality and a special word for Mr. Tristan Dhondt and Mr. Rob Ellermeijer. The round table was supported by Belfius, BNG, and our platinum partner, Risk Management Partners (RMP). We very much appreciate their investment and well-prepared contributions to this round table. The meeting was chaired by ir. Jack Kruf, President of PRIMO Europe. The overview of participants and the PowerPoint presentations used are included in the summary.

Innovation in PPP contracts, modern partnership, and constructive cooperation are topics that can stimulate new developments. It’s the challenge of finding new ways to use PPP contracts in the coming period as part of initiatives to get away from the financial crisis, according to the chairman. He framed the context of this meeting: “Public organizations could give the stimulus for new projects being realized via such contracts”.

Lees verder →

Integraal risicomanagement bij gemeenten nog lang geen vanzelfsprekendheid

Posted on by

Groot besparingspotentieel blijft onbenut

Rob Ellermeijer en Jack Kruf | april 2011 voor Ernst & Young en PRIMO Nederland

Veel gemeentelijke en provinciale overheden doen wel ‘iets’ met risicomanagement. Maar het huidige risicomanagement is vooral instrumenteel van aard en draagt nog onvoldoende bij aan financiële sturing. Veel overheden laten hiermee een groot besparingspotentieel liggen. Een gemiste kans, zeker in tijden van grootschalige bezuinigingen.

Risicomanagement is geen vanzelfsprekendheid

Integraal ingevoerd risicomanagement is nog lang geen vanzelfsprekendheid, zo bleek uit de rondetafelbijeenkomst over risicomanagement van Ernst & Young Public Sector en PRIMO Nederland (Public Risk Management Organisation). In de gemeentelijke en provinciale organisatie wordt risicomanagement nog teveel gezien als een door Financiën & Control in te vullen onderdeel van de begroting en verantwoordingsdocumenten.

Onderzoek risicomanagement bij grote gemeenten

Het besef dat risicomanagement meer is dan een financieel speeltje, dringt langzaam door, maar gemeenten (en provincies) worstelen met de vraag hoe integraal risicomanagement daadwerkelijk handen en voeten te geven. Dit blijkt ook uit onderzoek van Ernst & Young onder achttien grote gemeenten. Marinus de Pooter van Ernst & Young lichtte de belangrijkste uitkomsten toe. ‘Gemeenten hebben geen idee welke kosten gepaard gaan met risicomanagement en welk besparingspotentieel is te realiseren via goed toegepast integraal risicomanagement. ’

Uitkomsten zijn zeer herkenbaar

De uitkomsten van de Ernst & Young-enquête zijn voor de concerncontrollers van de deelnemende gemeenten herkenbaar. Veranderen moet en dat moet van bovenaf worden geïnitieerd. Te beginnen bij de gemeentesecretaris als hoogste verantwoordelijke binnen de ambtelijke organisatie. ‘Voorwaarde is wel dat de gemeentesecretaris de meerwaarde van risicomanagement inziet,’ stelt Ed Mallens, Risicomanager van de Gemeente Roosendaal. ‘In Roosendaal is besloten hiervoor een aparte functie in de concernstaf in te richten. De eerste stap is het mandaat voor het maken van een risicoprofiel voor de hele organisatie.’

Risicomanagement in de praktijk van Shell

Het bedrijfsleven loopt voor op de overheid met het integraal toepassen van risicomanagement. Ir. Annemarie van der Rest , Manager Health, Safety & Environment Affairs van Shell Nederland B.V., vertelde over de praktijk van Shell. ‘Veel verantwoordelijkheden liggen direct bij het lijnmanagement. Binnen Shell gelden – waar ook ter wereld – 12 life saving rules. Daarnaast kent Shell een strak Consequence Management. Op overtredingen volgen onmiskenbaar sancties.

Aan de andere kant worden goede prestaties beloond. Elk goed veiligheidsmoment wordt gevierd en ook in de individuele beloning zijn hiervoor componenten ingebouwd. Health, safety & environment is een zaak van het topmanagement. Dat is belangrijk voor het vertrouwen in de gehele organisatie. Learning from incidents starts with an open culture, want als er iets mis gaat, dan moet je dat wel durven melden. Risicobewustzijn en risicoalert gedrag zijn essentiële voorwaarden om risicomanagement effectief te laten zijn. Shell heeft met behulp van een systematische benadering gebaseerd op de Heart & Mind aanpak het gedrag verandert en risicomanagement in de genen van de organisatie tot een vanzelfsprekendheid gemaakt.’

Nieuwe uitdagingen voor gemeenten

Met alle andere overheden hebben ook gemeenten te maken met nieuwe uitdagingen op het gebied van risicomanagement, meent prof.dr.ir. Joop Halman (TU Twente). ‘Met een proactief risicobeleid is meer te winnen dan met een reactieve aanpak met meer regels, extra controle en meer bureaucratie. Overheden, en ook gemeenten, worstelen bovendien met een implementatieprobleem: bestaande kennis wordt niet op de juiste momenten toegepast. Juist dit soort zaken moet je goed organiseren.’

Meer regie, minder inhoud

Het binnenshuis borgen van kennis over risicomanagement staat onder druk omdat gemeenten steeds meer op regiebasis gaan werken. Inhoudelijke kennis verdwijnt daarmee, meent Peter Kennedy (Dordrecht). ‘Regie krijgt de overhand, de inhoud zakt weg. Daardoor ontstaan juist risico’s.’ Bovendien ontbreken vaak de nodige controls en wordt onvoldoende gecontroleerd op naleving van regels en afspraken, constateert Rob Ellermeijer, Ernst & Young Public Sector.

Emergency Management

De rondetafel werd besloten door prof. Eelco Dijkstra met een inleiding over Emergency Management en een praktische oefening hoe als hoogst verantwoordelijke in de gemeentelijke organisatie op te treden bij een opeenstapeling van rampen en incidenten. Zoals Katrina in New Orleans. In de door hem voorgestelde aanpak zijn Emergency Management, ICT en Critical Infrastructure aan elkaar gelinkt. ‘Met risicomanagement aan de voorkant – gebruik makend van eerdere ervaringen met rampen – Response Management in het heden en Consequence Management, waar de onvoorspelbaarheid groot is en nauwelijks gebruik gemaakt kan worden van eerdere ervaringen.

Risicomanagement is vooral gericht op preventieve maatregelen betreffende risico’s waarvan bekend is dat deze zich kunnen voordoen. Consequence management is vooral gericht op de beheersing van het onbekende op het moment dat de onvoorspelbare gebeurtenissen zich voltrekken.’

Risicomanagement teveel gericht op trends uit het verleden

Dijkstra: ‘De focus is teveel gericht op trends en gebeurtenissen uit het verleden. Die worden naar voren gehaald en daarop wordt beleid ontwikkeld. Dat betekent dat je de kans loopt te werken met verouderde informatie en alleen maatregelen neemt voor problemen die je kent.
Zeker in Nederland is de functionele afstand tussen beleid en praktijk te groot. We verdrinken in beleid en zijn veel te veel gefixeerd op processen. Op het middenterrein is bijna niemand thuis. Dat brengt met zich mee dat bijna niemand ergens op is aan te spreken. Hoe veilig is veilig genoeg? Begin eerst met het beantwoorden van die vraag.’”

Premières rencontres nationales risques public

Posted on by

La Gazette des Communes | 23 septembre 2008

Le premier rendez-vous des acteurs du risque organisé par PRIMO France a réuni les 28 et 29 mai, à Paris, pas moins de 500 participants et une cinquantaine d’intervenants français et étrangers.

Le pari du «programme à la carte» a visiblement été le bon: chacun a pu «faire son marché» entre les conférences plénières, les tables rondes, les modules de formations professionnelles et l’espace partenaires. «Tous ces échanges ont validé nos intuitions de départ, se félicite Gérard Combe», président de PRIMO France et ancien président du Syndicat des directeurs généraux (SNDGCT).

Gérard Combe. © R. Quadrini/KR Images Press

«La nécessité d’une culture du risque dans le secteur public local; la complexité du risque, qui est global dans le secteur public; la conviction, partagée par tous les participants, qu’il faut réfléchir en termes de gouvernance, que la gestion du risque doit être au cœur des préoccupations des directeurs généraux.»

Lees verder →

Conférence de l’UDiTE 2006, Malte

Posted on by

8ème Conférence de l’UDITE, Malte, septembre 2006

Malene Mouritze Marfelt, PRIMO Danmark. Traduit par Isabelle Fayolle, PRIMO France.

Comment une collectivité locale peut-elle évaluer son efficacité et, par la même occasion, offrir à ses citoyens de meilleurs services publics ? Tel était le thème de la 8ème Conférence de l’UDITE (Union des Dirigeants Territoriaux de l’Europe) à Malte en septembre 2006. Environ 200 collectivités de toute l’Europe étaient réunies sur la petite île ensoleillée par leur intérêt pour le sujet et leur envie de débattre des questions relatives à l’efficacité et à l’innovation.

Avant la conférence, le Conseil d’Administration de PRIMO Europe a officiellement signé les statuts et la cérémonie a été suivie par une conférence de presse.

Lees verder →