Over gemeentelijke strategie, bestuurskracht en risicomanagement

Jan Willem Dijk, maart 2014

Eén van de speerpunten waarlangs de gemeente Assen werkt aan verbeteringen en verdere implementatie van risicomanagement is het werken met risicosessies. Met het structureel en periodiek houden van risicosessies blijven we werken aan een betere bewustwording in de organisatie als het gaat om risicomanagement en een aanscherping van de verschillende rollen.

Naast ambtelijke risicosessies voor projecten, programma’s of specifieke onderwerpen worden periodiek sessies met het college gehouden. In deze sessies staan strategische risico’s en kansen centraal. Met deze sessies komen we tot een compleet beeld ervan. Graag wil ik mijn ervaringen als concerncontroller van de gemeente Assen delen als het gaat om de eerste twee risicosessies met het college.

Eerst strategische agenda vaststellen

Als eerste stap om het college warm te laten lopen voor risicosessies hebben we in de kadernota weerstandsvermogen en risicomanagement met de raad de afspraak vastgelegd dat we met het college twee sessies gaan houden over strategische risico’s. Dat heeft ook geholpen om de raad en de accountant nieuwsgierig te maken naar de uitkomsten. Zij moesten echter nog even geduld hebben. Met het college hadden we er namelijk voor gekozen om eerst de structuurvisie te actualiseren.

Aan de hand van de thema’s van de structuurvisie en het Collegeprogramma hebben we met het college in verschillende sessies in 2013 de ambities voor de komende jaren aangescherpt en geprioriteerd. Per thema heeft dit geleid tot een top 5 aan ambities. Deze strategische agenda vormde de basis voor de eerste risicosessie met het college.

Verdere voorbereidingen

Met het college hebben we er bij stilgestaan wat bedoeld wordt met strategische risico’s. Zo hebben we afgesproken dat in risicosessies met het college geen aandacht wordt besteedt aan operationele risico’s. Daarvan mag het college ervan uitgaan dat deze ambtelijk in beeld zijn.

Waar het wel om gaat is het vanaf een afstand in beeld brengen (helikopterview) van omstandigheden die zich kunnen voordoen, waardoor de lange termijndoelstellingen van de gemeente niet worden gerealiseerd. Oftewel risicovolle ontwikkelingen die zich binnen de gemeente afspelen of kunnen voordoen c.q. nog op de gemeente af kunnen komen. Dus is het voor het college van belang deze strategische risico’s tijdig te onderkennen.

Ook hebben we voorbeelden van soorten strategische risico’s genoemd: politieke risico’s, imago risico’s (reputatieschade), aansprakelijkheidstellingen, veranderingen in het economisch klimaat, macro economische ontwikkelingen, effecten van provinciaal- en rijksbeleid en wijzigingen in de nationale – en/of Europese regelgeving. Tot slot hebben we het college gevraagd om naast de thema’s uit de structuurvisie ook de overige strategische thema’s van de gemeente vast te stellen. De strategische thema’s staan steeds centraal bij risicosessies met het college.

Eerste risicosessie met het college

In deze sessie (december 2013) stond het voorzien van de geactualiseerde structuurvisie van een risico- en kansenparagraaf centraal. Ambtelijk waren voorbereidingen getroffen door de risico’s en kansen te inventariseren. Deze werden echter achter de hand gehouden, want we wilden eerst het college vragen welke risico’s en kansen zij onderkennen als afgeleide van de gekozen ambities.

Per thema kregen de leden van het college steeds 5 minuten de tijd om in het rood de risico’s op te schrijven en in het zwart de kansen. Na afloop konden we gelijk op een scherm alle risico’s en kansen laten zien welke ambtelijk en door het college waren geïnventariseerd. Dubbelingen waren eruit gehaald en risico’s met een sterke overeenkomst werden gebundeld. Wij eindigden dan ook de eerste risicosessie met het vaststellen van de risico’s en kansen.

De sessie werd begeleid door de communicatieadviseur van het college. Hij maakte het college er steeds op attent om zonder politieke inkleuring de risico’s en kansen te benoemen. Het ging immers om een inventarisatie van omstandigheden welke op de gemeente af kunnen komen. De beleidsregisseur, verantwoordelijk voor de structuurvisie, en ik ondersteunden de risicosessie.

Evaluatie

Aanvankelijk was het de bedoeling om in de tweede sessie het college de risico’s te laten scoren om zo tot een top 5 aan risico’s per thema te komen. Na een evaluatie van de eerste sessie koos het college er echter voor om niet meer op een dergelijke wijze met risico’s aan de slag te gaan. Zij vonden dat alles verder ambtelijk kon worden uitgewerkt. Enerzijds jammer, want we waren enthousiast over de ‘opbrengst’ van de risicosessie, maar anderzijds geeft het ook vertrouwen dat het college het vervolg na de inventarisatie overlaat aan de ambtelijke organisatie. Dus werd ambtelijk een top 5 aan risico’s opgesteld en hebben we de uitwerking van de risico’s onderdeel laten uitmaken van de verdere programmatische uitwerking van de ambities. Daarbij wordt ook de strategie bepaald op basis waarvan de risico’s worden beheerst en kansen worden benut.

Tweede risicosessie met het college

Bij de evaluatie in het college over de eerste risicosessie is ook invulling gegeven aan de tweede sessie. In eerste instantie wilden wij naast het scoren van de risico’s van de eerste sessie het college vragen de risico’s en kansen te inventariseren van de overige beleidsthema’s/programma’s welke geen onderdeel uitmaken van de structuurvisie.

Dit wilde het college dus niet meer. Daarvoor in de plaats hadden zij een centrale vraag voor de volgende sessie geformuleerd: waar lig je bestuurlijk gezien wakker van. Opnieuw schoven de beleidsregisseur en ik aan bij de tweede sessie (januari 2014) en opende de communicatieadviseur de bijeenkomst met deze vraag.

Daarna is het college 1,5 uur met elkaar in gesprek geweest over wat zij op de gemeente af zien komen. De portefeuillehouders kozen in eerste instantie voor het benoemen van risico’s vanuit hun eigen portefeuille. Daar werd vervolgens over en weer op gereageerd en vonden aanvullingen plaats om zo steeds tot een compleet beeld van een ingebracht onderwerp te komen. De burgemeester vatte regelmatig samen, zodat de opbrengst steeds tussentijds werd gedeeld. Zonder ambtelijke voorbereidingen en met één simpele vraag een dergelijke risicosessie ingaan is dus zeer succesvol gebleken.

Hoe verder?

Met het college hebben we bij de afronding van de sessie afgesproken de uitkomsten niet in een verslag terug te laten komen in het college. Het gegeven dat het college zich heeft uitgesproken over strategische risico’s was voor het college op dat moment voldoende. Vervolgens heb ik de hoofdlijnen van deze risicosessie samengevat en ingebracht in het Gemeentelijk Management Team. Met daarbij het verzoek om relevante onderdelen hiervan terug te laten komen in de planning en controlproducten; hetgeen ook met het college was afgesproken.

Bibliografie

Dijk, J.W. (2014). Risicosessies college B&W Assen: Over gemeentelijke strategie, bestuurskracht en risicomanagement. In J.P. Kruf & E.J. Frank. Publiek Risico: Essays, Stichting Civitas Naturalis, 2020, pp. 461-465.