Een aspect van publiek risicomanagement
Lynn Drennan | 2008
Ongeacht de omvang van de publieke organisatie – of het nu gaat om een grote metropool, een kleine gemeenschap of de verlener van een publieke dienst – om risico’s effectief te beheren, moet er aandacht worden besteed aan zowel lokale als mondiale bedreigingen.
Op dit moment wordt de samenleving blootgesteld aan bedreigingen op internationale schaal door de mogelijkheid van grieppandemieën, klimaatverandering, terroristische aanslagen, de ineenstorting van banken en de verwerkende industrie en vele andere demografische veranderingen.
Het is duidelijk dat maar weinig delen van de wereld kunnen voorkomen dat ze de gevolgen van dergelijke gebeurtenissen in hun eigen achtertuin ondervinden. Het pleidooi van milieuactivisten om ‘denk mondiaal, handel lokaal’ is er een waar lokale overheden, nationale regeringsdepartementen en andere openbare dienstverlenende instanties zich nu actief mee bezighouden.
De huidige Mexicaanse grieppandemie is een voorbeeld van hoe een goede voorbereiding, gebaseerd op ervaringen uit het verleden (in het geval van het VK door eerdere bedreigingen zoals vogelgriep en crises zoals mond- en klauwzeer) en de lessen die zijn geleerd over hoe het beste kan worden gecommuniceerd met het publiek en hoe het het beste kan worden beschermd, heeft geleid tot een snelle reactie van de overheid die hopelijk de verspreiding van deze ziekte zal beperken en een grootschalige epidemie zal voorkomen.
Juridische bedreigingen zijn niet de enige problemen waarmee overheidsorganisaties worden geconfronteerd.
De continuïteit van de bedrijfsvoering en de dienstverlening staan nu in de schijnwerpers en veel organisaties passen hun eigen plannen aan om het ergste scenario het hoofd te kunnen bieden – en dat in een tijd waarin de financiële situatie vraagt om ‘meer doen met minder’. Vooral voor de eerstelijns overheidsdiensten bestaat er geen twijfel over dat effectief risicobeheer essentieel is in deze uitdagende tijden.
Met een toenemende nadruk op efficiënt gebruik van publieke middelen, de realiteit van bezuinigingen en de druk van de overheid op lokale overheden en andere organisaties in de publieke dienstverlening om met elkaar samen te werken, is een andere kwestie – die van inkoop en de risico’s die daarmee gepaard gaan – veel op de voorgrond getreden.
In 2005 werd geschat dat de publieke sector in het VK meer dan £100 miljard per jaar uitgaf aan de inkoop van goederen en diensten, terwijl in 2007 lokale raden in Engeland alleen al verantwoordelijk waren voor ongeveer £40 miljard aan openbare aanbestedingen. Dergelijke processen zijn strikt gereguleerd door de wetgeving van het Verenigd Koninkrijk en de Europese Unie en het niet volgen van geaccepteerde richtlijnen kan leiden tot juridische uitdagingen. Maar juridische bedreigingen zijn niet de enige problemen waarmee overheidsorganisaties te maken krijgen bij hun inspanningen om de beste waarde voor hun klanten en de schatkist te realiseren.
Een groep risicomanagers en inkoopspecialisten van Alarm werd gevraagd om na te denken over de bedreigingen tijdens het inkoopproces en de risicomanagementstrategieën die zouden kunnen worden ingezet om de organisatie te helpen bij het bereiken van haar strategische doelstellingen (Alarm, 2008). De volgende acties werden nuttig geacht om veel van de bedreigingen te helpen verminderen:
- Duidelijke koppeling tussen inkoop en strategie.
- Eenvoudige toegang tot uitgebreid advies over goede praktijken / toolkits.
- Optimaal gebruik maken van technologie met betrekking tot dossiers / aanbestedingsdocumenten.
- Samenwerken met andere organisaties.
- Actief promoten van de inkoopdienst.
- Aanwerven en behouden van inkooppersoneel.
- Inkooppersoneel opleiden.
- Het proces bewaken.
Hoewel organisaties in de publieke sector goed op de hoogte zijn van de belangrijkste vereisten van het inkoopbeleid en de inkoopwetgeving, lijkt er toch enige diversiteit te bestaan in zowel de ervaring met als de aanpak van de strategische en operationele aspecten van het proces, evenals het beheer van eventuele bedreigingen die zich kunnen voordoen.
Er moet aandacht worden besteed aan zowel lokale als mondiale bedreigingen.
Sommige organisaties hebben gedetailleerde strategische richtlijnen opgesteld, andere hebben brochures opgesteld voor alle medewerkers die betrokken kunnen zijn bij het inkopen van goederen en diensten, en weer andere hebben het inkoopproces onderverdeeld in een groot aantal specialistische onderwerpen en over elk daarvan een aparte handleiding gepubliceerd.
Welke strategie er ook wordt gekozen, het is vrij duidelijk dat overheden in zowel het Verenigd Koninkrijk als Europa meer efficiëntie zullen blijven verwachten in het gebruik van publieke middelen. In het licht van de mondiale dreigingen die er vandaag de dag zijn, ligt de oplossing niet alleen in het beschikbaar hebben van de juiste middelen wanneer dat nodig is, maar ook in het garanderen dat de risico’s met betrekking tot grootschalige openbare aanbestedingen effectief worden beheerd.
Bibliografie
Drennan, L. (2008). Procurement Risks: Issues, solutions and examples of good practice. Alarm.
PRIMO Res Publica 