OCMW Visies: Rond de tafel met PRIMO

Luc Kupers en Staf Mariën (OCMW Visies) | 2012

Aan tafel zitten de heren Luc Verhulst, Gemeentesecretaris Temse en Tom Wustenberghs, voorzitter PRIMO Vlaanderen. Aan de andere kant Luc Kupers en Staf Mariën.

OCMW Visies

De relatie tussen VVOS (Vlaamse Vereniging van OCMW (Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn) Secretarissen) en PRIMO: hoe elkaar gevonden? Hoe verhoudt risicomanagement zich tot interne controle, audit en kwaliteitsbeheer?

PRIMO

De VVOS is enkele jaren geleden voor de eerste keer in contact gekomen met ‘PRIMO’. Als beroepsfederatie probeert de VVOS steeds om zijn focus te verruimen, om innovatief te zijn, om adequaat in te spelen op nieuwe ontwikkelingen.

Toen er gezocht werd naar instrumenten om het domein ‘organisatiebeheersing’ voor het voetlicht te houden, zijn we bij PRIMO terecht gekomen. Tom Wustenberghs is toen samen met een collega het verhaal van PRIMO komen brengen voor de Raad van Bestuur van de VVOS. Deze uiteenzetting heeft destijds een behoorlijk positieve indruk nagelaten. Zodanig zelfs dat er van meet af aan werd gezocht naar mogelijkheden om het ‘wagonnetje’ van de VVOS vast te haken aan de PRIMO-‘trein’.

Via individueel of collectief lidmaatschap, of op een andere wijze. Het heeft dan toch nog enige tijd geduurd vooraleer deze wensen concreter werden gemaakt. Zoals dat zo vaak gaat in het leven, werd de basis hiervoor gelegd door gesprekken tussen collega’s die het ook op menselijk vlak goed met elkaar kunnen vinden. In het begin waren dit eerder aftastende en verkennende gesprekken, en gaandeweg is de overtuiging gegroeid dat er in de toekomst ook op structureel vlak kan samengewerkt worden. 

‘PRIMO’ staat namelijk voor ‘public risk management organisation’. Het is een Europees netwerk, actief in het domein van risico- en organisatiebeheersing. Want deze zaken gaan hand in hand: organisatiebeheersing is de doelstelling, is ook een cruciale opdracht voor secretaris en Managementteam. Nagaan of de doelstellingen bereikt worden, en of dit gebeurt op een efficiënte wijze. Een ander vaak gebruikte term is die van ‘interne controle’, die ten onrechte nogal eens een negatieve bijklank krijgt. Dat heeft dan te maken met de (verkeerde) interpretatie: het gaat hier namelijk over de vertaling van het (Engels) begrip ‘to control’ (beheersen), en niet van het (Franstalige) ‘contrôle’ (controleren).

Voorafgaand aan een behoorlijk systeem van interne con- trole/organisatiebeheersing is een degelijke risico-analyse. Die op zijn beurt deel uitmaakt van een adequaat ‘riskma- nagement’. En als we de kwaliteit van het interne controle- systeem willen nagaan, organiseren we een interne audit. Deze opbouw van diverse analyses wordt idealiter gekaderd in een organisatiebreed kwaliteitssysteem, waarvan EFQM het meest bekend is. In sommige gevallen wordt het behalen van de kwaliteitsdoelstellingen ook gecertifieerd door een onafhankelijk orgaan, en dan is ISO de meest voor de hand liggende aanpak. 

Het zal wel voor iedereen duidelijk zijn dat dit een complexe problematiek is, en dat lokale en andere overheden hiervoor moeten ondersteund worden. Het is in dit domein dat PRIMO actief wil zijn: in het uitbouwen van een forum, een netwerk waarin leren en kennisdeling centraal staat. Door het uitwis- selen van goede praktijken, het organiseren van netwerken en vorming, de publicatie van relevante artikels, enz. 

OCMW Visies

Het gaat dus om riskmanagement. Wat moeten wij ons daar- bij voorstellen in de context van een lokaal bestuur? Kunnen jullie ons meenemen in de ontstaansgeschiedenis van deze organisatie en meteen de belangrijkste drijfveren aangeven ? 

PRIMO

Een manager is bezig met de dagelijkse dingen en de risico’s die daarbij op de loer liggen, kortom met operationeel management. Maar dat volstaat niet in deze wereld van doelmatigheid en efficiëntie. 

Een goed manager kijkt met een vooruitziende blik op problemen die op je afkomen: hij moet bedreigingen, onzekerheden en onvoorspelbaarheden kunnen inschatten en zijn organisatie er zo goed mogelijk op instellen. Dàt visionaire aspect maakt PRIMO, de Public Risk Management Organisation, zo uitdagend, zo boeiend. 

Mijn eerste kennismaking met PRIMO dateert van 9 oktober 2008. In het Noord-Brabantse Den Bosch werd ik overdonderd door risicoverhalen over de kerncentrale van Borssele (een boogscheut verwijderd van de Vlaamse grens), het succesrijke Delta-indijkingsproject, dat Nederland moet behoeden voor een herhaling van de Zeelandse overstromingsramp van 1953, tot zelfs de strenge vuurwerk reglementeringen die de ongebreidelde verkoop en opslag aan banden legden. Spectaculaire voorbeelden, maar daarnaast waren er vele down-to-earth cases van inspirerende gemeentelijke oplossingen. 

De interesse was inderdaad meteen gewekt. Trouwens, wie wil er in deze tijd van interne controle en het werken met een beheers- en beleidscyclus, niet als voorbeeldgemeente gelden inzake een preventieve en pro-actieve aanpak van risico’s? 

Zich actief instellen op een systematische preventieve risico-aanpak zorgt trouwens voor de gemoedsrust van de ‘goede huisvader’. Je hebt het mogelijke gedaan, het onmogelijke blijft uiteraard onbereikbaar. 

Globaal gezien is het dus de doelstelling van PRIMO risico’s te managen die besturen in hun beleidsvoering nemen, op allerlei gebied, zowel inzake veiligheid, ruimtelijke ontwikkeling, infrastructuur, maar ook inzake contracten, ICT, overheidsopdrachten. De pure problemsolving van verzekeringspolissen volstaat daarbij absoluut niet, vermits deze zich richten op incidenten, als het kwaad is geschied. PRIMO wil vooruitzien, en streven naar een risico-arme publieke omgeving. 

OCMW Visies

Beperkt risicobeheersing zich tot de vrij klassieke benadering van toepassing wetgeving overheidsopdrachten, concrete verzekeringspolissen, de waardering van het vermogen en de aansprakelijkheid van mandatarissen en personeelsleden? 

Geïntegreerd risicobeheer doorloopt alle bedrijfsfacetten van operationele, financiële, wetgevende risico’s tot strategische risico’s. Is dit niet bedoeld voor de “grote jongens” eerder dan voor een gemiddeld Vlaams lokaal bestuur? 

PRIMO

Het gaat over veel meer dan het vraagstuk ‘hoe kan ik mijn risico’s verzekeren?’ en denken dat we daarmee goed bezig zijn. Als leidinggevende ambtenaren dragen we immers in vele gevallen eindverantwoordelijkheid voor onze organisatie en dus is de uitdaging: ‘hoe kunnen we onze organisaties zo goed mogelijk beheersen?’ Het is een boeiend vraagstuk en elke manager die zich erin verdiept zal in staat zijn om zijn organisatie vanuit verschillende invalshoeken te analyseren, te evalueren en bij te sturen. Ik geloof er immers sterk in dat ieder van ons zijn dienstverlening zo goed mogelijk wil organiseren en daarvoor een sterke organisatie nodig heeft.

U voelt het antwoord op de vraag dus al komen. Inderdaad, of we het nu hebben over interne controle, risicomanagement of organisatiebeheersing, het is een opdracht voor elke (publieke) organisatie. 

Trouwens, ik vertel hier niets nieuw. In de basisdecreten voor de provincies, gemeenten en ocmw’s staat de interne contro- le reeds enkele jaren als verplichte opdracht ingeschreven. Het staat in de sterren geschreven dat de Vlaamse overheid dit hoofdstuk gaat activeren zodra alle besturen gestart zijn met de implementatie van de beleids- en beheerscyclus. De interne controle sluit daar naadloos op aan. 

Alleen zijn we binnen PRIMO de mening toegedaan dat we niet alleen aan interne controle of organisatiebeheersing moeten doen omdat het in het decreet staat, maar vanuit een overtuiging dat we als medewerkers in een publieke organisatie streven naar en bezorgd zijn om een goede dienstverlening. “We care about good governance” is niet voor niets de slogan van PRIMO Europe. Voor PRIMO is het dan ook een streefdoel om alle besturen, van klein tot groot, instrumenten aan te reiken die ons in staat stellen op een pragmatische en vlotte manier om te gaan met deze geweldige uitdaging. 

OCMW Visies

Betekent riskmanagement automatisch dat je continu moet proberen alle risico’s te vermijden of in te dekken? 

PRIMO

Neen, zeker niet. Elke organisatie moet zich afvragen welke risico’s men bereid is te nemen. Het is derhalve een kwestie van dit op een berekende en gecontroleerde manier te doen. De analyse binnen een risicomodel zal immers steeds een aantal niet of moeilijk beheersbare risico’s naar boven brengen. 

De keuze is deze extern in te dekken en hiervoor de prijs te betalen of gewoon het risico nemen. Volgens ons kan je dit best vergelijken met het boeken van vakantie bij een reisbureau en al dan niet een annulatieverzekering betalen. 

Door het feit dat het risicobeheer transparant wordt gemaakt vermijdt men ook dat een risk manager het zwart schaap dreigt te worden. Van een riskmanager mag men ook oplossingen verwachten. 

Het vraagstuk rond organisatiebeheersing mag dan wel een omvangrijke opdracht lijken, toch gaat de aandacht van PRIMO zeker ook naar de kleinere besturen. Tijdens een congres van UDiTE (d.i. de Europese federatie van gemeentesecretarissen) in Strasbourg hield PRIMO een uiteenzetting over de implementatie van risicomanagement in publieke organisaties. Ik herinner me de vraag van een gemeentesecretaris uit een klein Frans dorpje die zich ernstige zorgen maakte. “Hoe moeten kleine organisaties in ’s hemelsnaam aan deze opdracht beginnen”, luidde het. En terecht! Voor PRIMO ligt hier dan ook een belangrijke opdracht. We willen samen met andere actoren zoeken naar en werken aan een zo eenvoudig mogelijk instrument waarmee elk bestuur de basis kan leggen voor een degelijk beheer van zijn organisatie. 

OCMW Visies

Riskmanagement vraagt ook een verantwoordelijke. Zoals zo vaak (communicatieambtenaar, kwaliteitsverantwoordelijke, veiligheid, …) komt deze taak er gewoon bij op het reeds meer dan volle pakket van de secretaris? Of valt dit eerder onder de financieel beheerder of zijn er nog andere functies, diensten, die geschikt zijn? 

Of toch de secretaris als algemeen coördinator en voorzitter MT? 

PRIMO

Als OCMW- of gemeentesecretaris ben en blijf je in alle omstandigheden de eindverantwoordelijke, ook voor het risicomanagement. Je bent in bedrijfstermen gesproken de algemeen directeur, het ‘centraal station’ waar alle lijnen samenkomen en sturing krijgen. 

Afhankelijk van de grootte van je organisatie zal het operationele terechtkomen bij de preventieambtenaar, de kwaliteitscoördinator, een stafmedewerker, een clusterverantwoordelijke of MAT-lid. Maar alvast moet de positionering dicht bij de ambtelijke top zitten, krachtig genoeg om impact te hebben bij de bedrijfsvoering. Die verschillende profielen zijn trouwens interessant en leiden tot kruisbestuiving van ideeën. 

De eventueel beperkte omvang van de ‘kleinere gemeenten’ mag geen excuus zijn om de preventieve risico-aanpak links te laten liggen. Integendeel: bij gebrek aan aanpak wijzen bij incident de beschuldigende vingers nog snelller in de richting van de secretaris! 

Wat dat betreft hebben de Nederlanders hun zaakje beter in orde: door vrijwillige gemeentelijke herindelingen – wij noemen dat fusies – telt een gemeente bij onze noorderburgen nu gemiddeld 40.000 inwoners. Bedoeling is dat dit proces zich de komende jaren doorzet om te landen bij gemeentelijke entiteiten van pakweg 100.000 mensen. Dat comfort van het aantal geeft hen organisatorisch een voorsprong waar wij in Vlaanderen met gemeenten die in doorsnee niet eens 20.000 zielen tellen nog lang niet aan toe zijn. 

OCMW Visies 

Jullie willen dus zo concreet mogelijk werken waardoor risicobeheer permanent en constructief op de beleidsagenda staat. Wat is daarvoor nodig? 

PRIMO

De vraag is zeker pertinent. Bestuurders van PRIMO voelen zich vaak ‘missionaris’ omdat het belang van organisatiebeheersing steeds opnieuw moet benadrukt worden. We hebben hier nog een lange weg af te leggen, want meer bewustwording is nog zeker nodig. Door het organiseren van activiteiten en kennis te delen willen we het nut van risicomanagement duidelijk maken. 

Maar er is meer. PRIMO staat immers niet alleen. We bouwen bewust aan een sterk netwerk van personen en organisaties die bij de materie betrokken zijn. Ik denk hierbij aan beroepsfederaties zoals de VVOS, die het belang van dit onderwerp erkennen. Het waren ook de OCMW-secretarissen van de centrumsteden die destijds het initiatief rond AUDIO hebben opgestart, zodat het belangrijk is dat ook deze organisatie aan tafel zit en dat we kunnen samenwerken op complementaire thema’s. Ook de Vlaamse overheid is een belangrijke partner. Zelf hebben ze al meerdere jaren ervaring opgebouwd op het vlak van organisatiebeheersing. Alle diensten, departementen en agentschappen van de Vlaamse overheid zijn hierin betrokken. Die kennis en ervaring is zeker waardevol om dit te vertalen naar de lokale besturen. Vanuit de opleidingsinstituten is er eveneens veel interesse om een degelijk aanbod te formuleren voor een praktische toepassing van deze nieuwe instrumenten. Tot slot willen we niet vergeten dat veel kennis in de besturen aanwezig is. Ons netwerk moet daarom versterkt worden met mensen ‘uit de praktijk’, mensen met verschillende achtergronden en deskundigheden. Op hen willen we een beroep doen om goede voorbeelden uit te werken en te delen met collega’s uit andere besturen. 

OCMW Visies

Primo Vlaanderen wil een netwerk van overheidsmanagers uitbouwen en dit als een Vlaamse afdeling binnen het Europese Netwerk ‘PRIMO Europe’. Wat geeft dit aan voordelen? Is er nood aan meer bewustmaking? Begeleiding? 

PRIMO

Dit is een open goal! Zoals ik al zei is kennisdeling en ervaringsuitwisseling een belangrijk onderdeel in de bewust- making rond organisatiebeheersing. Medewerkers uit lokale besturen, die hier al mee aan de slag gingen, hebben dus al veel bagage opgebouwd die nuttig is voor collega’s uit andere organisaties. Wat geldt binnen een Vlaamse contekst, geldt zeker binnen een Europees kader. Als je naar de verschillende Europese lidstaten kijkt, dan moeten we toegeven dat we nog een weg af te leggen hebben. In sommige andere landen of publieke organisaties is risicomanagement al langer ingeburgerd. Via zijn Europees netwerk kan PRIMO ook die ervaringen verzamelen en ter beschikking stellen van onze lokale besturen. Dat we op die manier als lokale besturen onderling kunnen bijdragen aan de Europese gedachte is bovendien mooi meegenomen. 

OCMW Visies

Primo wil zich lanceren Vlaanderen. Hoe wordt dat aangepakt? Hoe kunnen we lid worden van PRIMO? 

PRIMO

Reeds geruime tijd zitten enkele pioniers van Primo rond de tafel met enkele vertegenwoordigers van VVOS Vlaanderen. Gedurende deze gesprekken werd steeds meer duidelijk dat PRIMO niet kan gedragen worden door één of enkele belangenorganisaties maar dat PRIMO Vlaanderen als afdeling van het Europees Netwerk, elke publieke organisatie in Vlaanderen wil ondersteunen in het (h)erkennen, aanpakken en oplossen van haar risico’s. Binnen deze openbare diensten wil PRIMO zich in eerste instantie richten tot alle leden van het managementteam. 

Het netwerk van PRIMO in Vlaanderen zal uitgebouwd worden op basis van de volgende uitgangspunten:

• • Uitbouwen van een professioneel kennisnetwerk voor  managers uit de publieke sector.
  • Niveau-, functie-, organisatieoverschrijdend.
  • Toegankelijk voor beleidsmakers, wetenschappers, studenten en deskundigen die professionele diensten leveren aan de overheid.
  • Niet meer beperken tot risicomanagement, maar management in al zijn facetten (personeel, integriteit, kwaliteit, interne controle, risico’s, financieel beheer, projecten, organisatiecultuur, verandering, beleid, facility, communicatie, et cetera). 

PRIMO Vlaanderen wil werk maken van volgende doelstellingen:

• • Uitbouwen van een forum/netwerk waar leren en kennisdeling centraal staat om de kennis/positie van de overheidsmanager te versterken.
  • Nadruk ligt op een integraal, vooruitstrevend en efficiënt management voor overheidsorganisaties.
  • In een open en respectvolle sfeer worden nieuwe ideeën, trends en technieken en beste praktijken uitgewisseld, zowel uit binnen- als buitenland.
  • Geen commercieel netwerk, maar een kennisnetwerk waar dialoog, discussie en professionele netwerking centraal staan.

Om het netwerk in Vlaanderen uit te bouwen zal PRIMO Vlaanderen ondermeer de volgende activiteiten gaan organiseren: 

• • Organiseren van opleidingen.
  • Workshops /ronde tafels / themavergaderingen.
  • Lezingen / netwerkmomenten met gezaghebbende sprekers / managers uit de overheid.
  • Bezoeken overheidsorganisaties / bedrijven (bedrijfsbezoeken).
  • Bevorderen van uitwisseling tussen organisaties (stages)
  • Binnen – buitenlandse studiereizen.

In deze fase wordt een kernbestuur voor PRIMO gevormd en wordt een zogenaamde ‘tweede cirkel’ in de organisatie gevormd van te consulteren ‘bevoorrechte getuigen’. De kerngroep onderhandelt momenteel ook met een externe expert om een professionele uitbouw te garanderen. Tenslotte zijn ook contacten gelegd met de Vlaamse Gemeenschap (externe audit) en Audio (interne audit) om afspraken te maken en eventueel tot samenwerking te komen. 

We hopen in 2013 de concrete voorwaarden en voordelen van een lidmaatschap van PRIMO te kunnen aanbieden. 

OCMW Visies: 

Heren, dank u voor dit boeiend en verhelderend verhaal. Veel succes in de verdere groei! 

Bibliografie

Kupers, L. & Mariën, S. (2012). OCMW Visies rond de tafel met de ‘founding fathers’ van PRIMO Vlaanderen (Public Risk Management Organisation). OMCW Visies, 2012- editie 11.

Download OCMW Visies interview.